В век интернета информация перестала быть преимуществом избранных и превратилась в оружие в руках любого человека. Бизнес как никто другой почувствовал это как со стороны клиентов, так и сотрудников. Прошли те времена, когда нерадивое поведение компаний в отношении и тех, и других можно было легко скрыть, а неприятные ситуации быстро забыть. Сейчас любая история (чаще плохая) попадает в сеть, и скрыть ее невозможно. Вы можете удалить ее с одного ресурса, а она тут же всплывает на другом. Этот процесс, увы, невозможно контролировать. И фраза: «Кто владеет информацией, управляет миром» по-прежнему актуальна, с одной лишь поправкой  на нынешние реалии: «Кто управляет информацией, управляет миром».

Как управлять информацией эффективно? Ответ на этот вопрос – в материале заместителя генерального директора по персоналу компании «СофтКлуб», HR-менеджера с многолетним опытом работы в таких компаниях, как «АтлантКонсалт» и «Атлант-М» Ксении Кручининой.

Три ключевые позиции бизнеса в работе с информационными потоками

Чтобы работать с информацией продуктивно, необходимо определиться с позицией менеджмента на этот счет. Их всего три:

1) Управлять информационными потоками;

2) Участвовать в информационных потоках;

3) Реагировать на информационные потоки или даже игнорировать их.

Какую позицию занимать компании в информационной битве, выбирает первое лицо бизнеса, команда руководителей компании, служба персонала и PR или специалисты по бренду.

Управление информацией. Почему этот метод не всегда работает

Управление информационными потоками – дело сложное и не очень благодарное. Управление можно, конечно, постараться организовать через позитивные инструменты и вовлечённость сотрудников именно в те коммуникационные пространства, которые нужны компании. Но это долго, затратно, а результат всё равно слабо предсказуемый.

Я хочу обратить внимание на негативный сценарий управления информацией. Ключевое слово здесь – запрет:

  • Запрет или ограничение использования несогласованных ресурсов;
  • Установка на компьютеры и мобильные устройства только тех программ, которые одобрены руководством и политикой компании;
  • Контроль почты и мессенджеров сотрудников службой безопасности.

Важно понимать, что любой запрет всегда ведет к поиску альтернативных средств коммуникации.  Сотрудники будут усиленно скрывать от руководства то пространство, где они общаются. А значит, вы будете узнавать последним, о чем именно они говорят.

Помните: для принятия правильных управленческих решений руководитель должен владеть всей информацией. Важно ли для вас то, как отреагируют сотрудники на ваше решение? Если «да», то не пытайтесь организовывать коммуникацию в компании таким образом, чтобы информационные потоки шли мимо вас. Как минимум, вы должны слышать, что говорят ваши сотрудники.

Приведу пример. Пару лет назад сотрудница Google решила собрать информацию об уровне заработных плат сотрудников. Частично у нее это получилось. Конечно же, ее уволили. А теперь представьте себе, если даже гигант IT-рынка, компания, в которой хочет работать каждый второй житель планеты, не может защитить себя от несанкционированных источников коммуникации у сотрудников и неудобных вопросов, то что может ваш бизнес?

Google-Office-HD-Wallpaper-1920x1080

К сожалению, у меня нет положительного примера, когда компания управляет информационными потоками, и сотрудники при этом счастливы и не хотят организовать альтернативные чат-комнаты где-нибудь вне контроля. В разных организациях встречаются отдельные элементы и правильно использованные инструменты, но примера, когда все процессы общения зашиты в единую систему, я не видела.

Участие в информационных потоках: от запретов к коммуникации

Как мы видим, управление информацией не всегда эффективно. Бизнес понимает это, поэтому сегодня самым распространенным типом работы с гуляющими внутри компании сведениями является участие руководителей и HRов в информационных потоках.

Кстати, это может быть и небольшим тестом социометрии для вас как для руководителя: если сотрудники пригласили вас в свой чатик, значит, они вам доверяют, а если нет, то стоит задуматься, что сотрудники обсуждают без вас и почему не добавили вас.

Участие в информационных потоках предполагает несколько инструментов, и все они довольно комфортные:

  • Регулярные письма или обращения руководителя (погуглите письма Чичваркина  – это интересный пример коммуникации первого лица с персоналом);
  • Блог руководителя (самый распространённый инструмент, чтобы делиться своими мыслями, ценностями, одно «но» — есть проблема с обратной связью от сотрудников);
  • Участие в чате (это очень яркий пример образчика либерального руководителя, когда менеджер наравне с сотрудниками участвует в обсуждении событий);
  • Распространение важных новостей о компании (крайне редкий инструмент в корпоративной жизни, когда руководитель делает подборку важных на его взгляд и полезных для сотрудников новостей компании и обращает на них внимание людей).

blog

Участие в информационных потоках — это самая не затратная и эффективная позиция. Она, как правило, говорит о том, что вы открыты для диалога, не боитесь услышать непопулярное мнение, доступны для каждого сотрудника компании. Она требует некоторых усилий, но если систематизировать работу в этом направлении, то это скоро войдет в привычку и начнет занимать совсем немного времени и даже, возможно, приносить удовольствие.

Теперь к примерам. Пример плохой.

Недавно довелось читать блог одного руководителя очень крупной компании, который обращался в своем блоге к сотрудникам. Я начинала читать текст четыре раза, но так его и не дочитала. К середине поста я забыла, о чем он начинал свое повествование. Сам текст кишел умными словами и витиеватыми оборотами, которые при этом не несли глубокой смысловой нагрузки. Очень грустный, длинный, непонятный текст. Естественно, сотрудники не преминули обсудить этот пустой посыл в неформальной обстановке.

Пример хороший.

В книге Кейта Феррации «Никогда не ешьте в одиночку» автор приводит в пример бизнес-леди, которая раз в квартал составляла обзор своей жизни, причем в него входило всё, от детей до бизнеса, от книг до случайных встреч и событий. Один из постов был про эмоции, которые она испытала, когда погиб ее отец, и как это изменило ее жизнь. Когда мы пускаем людей в свои мир – мы становимся к ним ближе, к такому руководителю люди придут за советом и поделятся своими страхами.

Реакция на информационные потоки, или тушим пожары в коммуникации

Реакция на информационные потоки – стратегия решения проблем в коммуникации с сотрудниками. Рассмотрим ситуацию: вы приняли решение, что-то сделали и получили шквал недовольства, причем это недовольство не высказывается именно вам,  до вас изредка долетают кое-какие комментарии и слухи. «Петя сказал», «я тут слышал», «говорят»…

Кто говорит, где говорит, ты сам слышал – никто не расскажет об этом, но такие посылы в  формате сплетни нельзя не учитывать. Что с ними можно делать:

  • Игнорировать (если вы достаточно сильны и прочны на своем рабочем месте и в своём статусе);
  • Пытаться бороться со сплетниками и распространителями информации (бесполезно, люди начнут обсуждать за спиной, не донося эту информацию до вас, и тогда вы окажетесь в информационном вакууме);
  • Пытаться работать с ситуацией, исправлять или корректировать принятое решение, работать с сотрудниками по насыщению их информацией, объяснять, почему такое решение было принято, и почему нельзя было поступить иначе. Параллельно попросить кого-то доверенного передавать вам настроение сотрудников и фиксировать, есть ли улучшения и положительные сдвиги.

Какую бы позицию и стратегию работы с информацией внутри компании вы не выбрали, помните, что игнорировать информационные потоки нельзя! Можно годами выстраивать репутацию честной, хорошей, надежной компании и одной неверно поданной или неотработанной историей разрушить ее. А восстановление репутации очень долгий и болезненный процесс.

Image credits: freepik.com, hdwallpapersnews.com, microell.it.