Быстрое вовлечение в работу новых сотрудников —  конкурентное преимущество бизнеса, где время и продуктивность играют решающую роль.

Стив Кадиган, бывший топ-менеджер LinkedIn, отвечавший за работу с персоналом в этой компании, рассказал о том, как быстро познакомить нового сотрудника с целями и задачами компании, приобщить его к корпоративной культуре и помочь добиться результатов.

Стив Кадиган — один из самых известных HR-специалистов Силиконовой долины. Стив основатель Cadigan Talent Ventures LLC, специализирующейся на помощи компаниям в построении HR-стратегии и работе с талантливыми сотрудниками.
До того, как основать свою компанию, Стив с 2009 по 2012 годы был одним из топ-менеджеров LinkedIn. При этом Стив начал свою карьеру в этой компании, когда штат насчитывал 400 человек, а закончил, когда общая численность сотрудников была более 7 тысяч.

«Кто из нас будет спорить с тем, что адаптация сотрудников — очень важная вещь? Я думаю, что никто. Но что мы видим? Адаптация новичков часто уходит на второй план — у компании много других забот. HR занимаются рекрутингом, они обеспокоены корпоративной культурой и делают еще множество других вещей, которые находятся выше в списке их приоритетов. Но я бы советовал смотреть на процесс онбординга с другой стороны — если вы научитесь взаимодействовать со своим новым сотрудником, то он сумеет быстро понять и осмыслить важные для компании цели, он сразу начнет двигаться к успеху и станет продуктивным намного быстрее. А ведь его успех — это ваш успех», — говорит Стив Кадиган.

steve_portada

Пять онбординг-стратегий от Стива Кадигана

  1. Использовать в адаптации уже имеющийся опыт работы с предыдущими новичками. Структурировать его в систему

— Позаботьтесь о первом впечатлении о компании.

Первое впечатление вашего нового сотрудника чрезвычайно важно! Конечно, вы можете, сказать ему: «Эй, приятель, заполни вот эти бумаги и не забудь указать, что у тебя есть право на работу в этой стране. А потом я покажу тебе, где здесь есть столовая». Потом вы похлопаете его по плечу и уйдете. Но вы можете постараться лучше и произвести на него впечатление, которое он запомнит. И что важнее, это сразу даст ему представление о вашей корпоративной культуре. Ведь вы можете сказать ему и другие вещи, например: «Просто запомни этот момент. Ты очень скоро поймешь, почему люди любят работать здесь, и сам полюбишь это место. И мы очень рады, что ты теперь часть нашей команды. Помни, что можешь рассчитывать на нас».

— Выработайте детальный план адаптации и поделитесь им с руководителями отделов и подразделений.

Хорошая, в каком-то смысле, новость для вас в том, что в большинстве компаний процесс адаптации выстроен отвратительно. Поэтому ваши новички ничего не ждут от HR — они просто хотят, чтобы этот первый рабочий день закончился. Но если вы скажете им: «Это начало наших с тобой отношений, вместе мы построим что-то действительно удивительное. И мы очень рады, что ты здесь, вместе с нами, в этом путешествии», а потом познакомишь с топ-менеджерами, ключевыми фигурами компании, расскажешь об интересных направлениях работы — его первый рабочий день будет совершенно отличаться от того, что ждало бы его в других компаниях.

— Учитывайте, что адаптация — это не кратковременный проект. Люди должны быть задействованы в нем не менее 30 дней.

Конечно, в идеале ваш адаптационный план должен подходить для всех, кто приходит работать в вашу организацию. Но это сложно выполнимая задача, особенно, если в компании несколько офисов, и в каждом из них давно сформировался свой микроклимат со своими нюансами и ритмом работы.

Тем не менее, мы должны стремиться к тому, чтобы адаптация в компании выстроилась в четкий структурный стабильный процесс, основанный на вашем опыте. При этом, когда я говорю «стабильный», я не имею в виду, что всем новичкам вы должны показывать одни и те же презентации в PowerPoint в их первый день.

Это означает, что вы должны планомерно идти к тому, что вы хотите от своих новых сотрудников. К чему они должны стремиться, как вести себя, каких результатов достигать после 30, 60, 90 дней работы в компании? Ответьте сами себе на эти вопросы, а потом просто идите к своей цели.

— Автоматизируйте заполнение документов с помощью современных технологий. Не «грузите» новичка бумагами.

В LinkedIn мы заменили работу с документами на электронный вариант работы везде, где это возможно. Единственное, где новичкам приходилось сталкиваться с бумагами, — это при прохождении обязательной обучающей программы, которую контролировали госорганы. Digital-HR — это будущее, которое уже наступило, технологии нужно обязательно использовать в работе.

— Если это возможно, отправь новому сотруднику документы по электронной почте.

Будет намного лучше и эффективнее, если в свой первый рабочий день новичок не будет несколько часов занят заполнением различных форм. Многие документы HR может перевести в электронный формат — так новички смогут заполнять их заранее. Причем, обязательно напишите в своем письме, что при заполнении он может задавать вам любой вопрос.

Welcoming_employees

2. Знакомство новых сотрудников с задачами, целями и ценностями компании

— Прежде чем приступить к работе, новички должны понимать, какие цели поставила перед собой компания.

Это история о том, как мы строим корпоративную культуру. Первый шаг — это обязательный рассказ о вашей миссии. Если ваши топ-менеджеры постоянно говорят всем, что в вашей компании демократия и равенство и политика открытых дверей, но ваши сотрудники попадают к ним на прием по записи, — спуститесь с небес на землю.  Если у вас политика закрытых дверей — в этом нет ничего страшного. Просто будьте честны с вашими сотрудниками и просто скажите им об этом и объясните, как это работает.

— О целях и ценностях компании не должны рассказывать мидл-менеджеры, это должен сделать кто-то из топов.

— Если с новичками будет говорить СЕО или кто-то другой из топ-менеджеров, это произведет намного больший эффект, чем если бы это делал HR или кто-то из руководителей отделов. В некоторых компаниях доходит до смешного — экскурсию по компанию проводит офис-менеджер — потому что никому другому нет до этого дела.

— Если компания слишком большая и СЕО не может говорить с каждым новичком, можно сделать видео-запись или устроить он-лайн.

— Сделайте все возможное, чтобы ваш новичок почувствовал личную связь с компанией и персональную заинтересованность в том, чтобы цели компании были достигнуты.

Я работал в CISCO в то время, когда у них был бурный рост — мы купили около 50 компаний за три года. Наш СЕО, Джон Чемберс, сказал нам: «Я хочу выйти и лично поприветствовать всех этих людей, я хочу, чтобы они знали, что они часть нашей команды». Но речь шла о 10 тысячах человек, поэтому мы предложили ему сделать видео.

При этом Джон очень харизматичный, он прекрасный спикер. Я лично видео, какой эффект произвело это видео, — люди действительно почувствовали, что они связаны с этой компанией, им хотелось работать так, чтобы компания получила от этого максимальный эффект.

— Обязательно проговорите момент этической культуры компании. Что здесь принято делать, а что — нет. Ваши новички должны знать этот кодекс с первого дня.

— HR или СЕО намного лучше познакомят новых сотрудников с этической культурой компании, чем юрист.

Я думаю, что вам бы и правда хотелось, чтобы ваши люди работали с мыслью о том, что они имеют какое-то значение для этой компании, что их ценят и уважают. Я работал в компаниях, которые проводили целые конференции, на которых обсуждалалась корпоративная культура, ценности компании. Речь идет о вашем собственном бренде. А ведь каждый ваш сотрудник — это PR-машина, которая может писать в Твиттер, Фейсбук, оставлять отзывы на работных сайтах. Задумайтесь об этом.

millennials-will-change-management

  1. Создание общих документов, в которых описываются рабочие процессы и система менеджмента

Безусловно, новые сотрудники должны понимать, как все устроено: какой производится продукт, как он продается, как и кем управляется. Если вы четко понимаете систему, вы быстрее поймете, какие вам необходимы дополнительные знания и инструменты для большей эффективности.

— Описание продуктов и сервисов должно быть универсальным. Каждый новый сотрудник, независимо от отдела, должен понимать его.

— Каждый новый сотрудник должен освоить 3-5 новых систем, функционирующих в компании (маркетинговая система, CRM, управление проектом, коммуникация, документооборот и так далее).

Понятно, что все воспринимают информацию по-разному. Для кого-то эффективнее читать лекции, кому-то лучше показывать видео, кто-то лучше понимает презентации, выложенные на корпоративном сайте. На основе своего опыта общения с разными новичками, выработайте наиболее эффективный образовательный метод. И вообще очень важно получать обратную связь от новичков, чтобы не делать ошибок в будущем. Задавайте им вопросы — какие ваши действия им понравились, были эффективны, а какие — нет.

При этом важно не перегрузить новых сотрудников информацией. Решите, что важно рассказать в первый день, а что можно перенести.

  1. Использование в работе образовательной экосистемы

— Определите, какой способ подачи информации лучше для конкретной темы.

— Помните, что есть много способов передать информацию:

— Видео

— Статьи

— Подкасты

— Живые тренинги

— Онлайн курсы

— Непосредственно рабочий процесс с командой

  1. Максимально быстрый вывод нового сотрудника на уровень первых результатов

— Создайте общий план, который поможет новым сотрудникам быстрее добиться продуктивности

Я не знаю, помните ли вы свой первый рабочий день, но все эти бинес-процессы, новые люди, новая культура и так далее могут действовать очень угнетающе. Мы постоянно об этом забываем, потому что у HR полно других проблем. Когда в компанию, где я работал, приходили новички, мне очень хотелось, чтобы спустя 30, 60 и 90 дней в компании они думали, что это именно то место, где они будут процветать. И это чувство должно начинать формироваться с самого первого дня.

Я сейчас веду речь даже не об адаптации сотрудников, а об их удержании и даже о рекрутинге. Вы знали, что компании с прекрасным опытом адаптации новичков — лучшие рекрутеры? Все процессы в компании связаны.

— Создайте общий план по адаптации в первые 30 дней работы. Сделайте его таким, чтобы каждая команда смогла использовать этот документ, добавляя что-то с учетом специфики своей работы.

— В плане обязательно нужно отводить место командной работе и регулярному общению с отделом для образовательного процесса и построения взаимоотношений.

30,60,90-дневный план должен включать в себя:

— Практические занятия, где каждый может показать, чему уже научился.

— Пояснение основных рабочих функций.

— Пояснение, как могут достигаться индивидуальные рабочие, командные и корпоративные цели.

— Квартальные цели должны быть прописаны отдельно, годовые — отдельно.

— Результаты новых сотрудников должны быть проанализированы HR, менеджером. Это поможет новичку исправить ошибки и двигаться в правильном направлении.

Важный момент — адаптация новых сотрудников не должна всецело лежать на плечах только одних рекрутеров и HR-специалистов. В адаптации должны участвовать также и другие члены команды — менеджеры, руководителей отделов, обычные сотрудники.

И снова повторюсь, адаптация очень важна для других процессов в вашей компании — вовлечения, удержания, формирования корпоративной культуры, а также для вашего бренда в целом.

Fun-at-Work