“Боже! Нужно заполнить еще один документ Excel с кучей данных! Ладно, пусть полежит до лучших времен”. И вот так каждый раз… Знакома ситуация? А вы не задумывались, решает ли ворох этих документов ваши задачи? Открывает ли новые перспективы для компании?

HR-менеджмент прошел долгий путь от простого делопроизводства до эффективного бизнес-инструмента. В идеале, HR должен добиваться двух целей: вносить непосредственный вклад в развитие бизнеса и создавать среду, которая позволит компании расти, – с помощью лучших специалистов, корпоративной культуры, эффективной системы обучения и так далее. Если HR-менеджмент не в состоянии их достичь, нужен ли он компании?

Сабах Шах, HR-консультант и HR бизнес-партнер компании Xerox и новый автор HR-блога WISP, в своем материале рассуждает о том, как можно оптимизировать HR-функции.

Заполнение кипы документов при приеме на работу

В первый рабочий день сотрудники обычно заполняют такое количество бумаг, что их собственные подписи перестают совпадать… А каково самим HR, которые вынуждены следить за тем, чтобы ни один из этих документов не затерялся – иначе ежегодный аудит превратится для них в ночной кошмар. А если в один и тот же день в компанию приходит сразу несколько сотрудников, иногда это похоже на хаос…

Этот процесс давно пора оптимизировать с помощью digital HR технологий: например, еще до первого дня работы в компании сотрудник может внести информацию в электронные базы данных. Уже давно существуют необходимые для этого HR-инструменты, которыми успешно пользуются в компаниях по всему миру. И я честно признаюсь: я завидую их HR!

Такой подход избавит HR-менеджера от рутинной проверки данных и поиска нужных бумаг вручную. Просто закройте глаза и вспомните свой стол, заваленный папками с документами. А потом представьте, что однажды они исчезнут.

Плюс, анализ оцифрованных данных проводить значительно проще.

Бесполезные опросы

Множество компаний проводят бесконечные опросы сотрудников, причем потом совершенно не знают, что делать с результатами своих исследований. Особенно, если это всего лишь общая информация, которую нигде на практике не применить. И этому есть причина: чаще всего такие опросы проводятся только для того, чтобы произвести впечатление на сотрудников, создать видимость, что компания заботится о своих людях.  Проще говоря, «для галочки».

Но на самом деле, в определенный момент эти опросы начинают вызывать только лишь негатив. Работники справедливо думают о том, зачем им в этом участвовать, если потом все равно ничего не изменится.

Если же вы не можете отказаться от опросов и верите в их пользу, сфокусируйтесь на предметных областях, которые важны для развития компании. Общие исследования должны остаться в прошлом. Будущее – за узким анализом.

Обязательные образовательные семинары в офисе

Я действительно не понимаю, почему это все еще существует в современном мире. Особенно когда речь идет о семинарах на такие неконкретные темы, как, например, «Философия проведения переговоров» или «Как соответствовать корпоративной культуре компании». Вы на полном серьезе собираетесь говорить об этом со своими сотрудниками? Да ладно. Ваши люди потратят на это несколько рабочих часов, но какие практические знания они получат по итогу?

Да, иногда тема семинара звучит многообещающе. Но можно ли обучить сотрудника за один день, 8 часов показывая ему скучные презентации? Особенно, если обучение проходит в офисе, где есть кухня с кофе и его любимыми печенками. К тому же всегда можно сесть  достаточно далеко от спикера, чтобы заниматься своими делами, дремать или сидеть в телефоне…

Просто позаботьтесь о том, чтобы все необходимые для обучения и профессионального развития материалы были оцифрованы и всегда находились в свободном доступе для сотрудника. Это снова элемент digital HR – электронное обучение. Миллениумы, о которых так много сейчас пишут, проще говоря, ваши молодые сотрудники, оценят это, потому что воспринимают электронную информацию лучше всего.  А за этими людьми – будущее вашей компании.

Политика дресс-кода

Безусловно, если вы работаете в определенных сферах, например, финансовой или сфере услуг, то одежда должна быть соответствующей. Вы оговариваете это сразу при приеме на работу – большинство взрослых людей принимают эти правила.

Но если дресс-код не критичен для вашей деятельности, от него можно отказаться. Согласитесь, одежда ваших сотрудников – это не самая большая проблема компании. Тем более, если строгие правила угнетают работников :)

Принудительная аттестация с выставлением рейтингов

Если раз в год о вас как о сотруднике собирают отзывы, а потом вы идете на годовую аттестацию, где вашу работу анализируют под микроскопом, меняйте компанию… Срочно! Вам нужен новый босс, младше 200 лет.

Я могу представить, что такая система работает для определенных компаний и в некоторых сферах. Но я знаю десятки примеров, когда эффективность сотрудников измеряли непонятными аналитическими методиками и устанавливали для них недостижимые рабочие показатели, которые потом ежегодно разбирали. Для сотрудников это было невероятным стрессом – перспективные и квалифицированные кадры рано или поздно покидали компанию.

Чтобы ваша организация не потеряла качественные кадры, не стоит оценивать их работу по общим, шаблонным критериям. Задача HR-менеджера – не найти изъяны в работе сотрудника, а оказывать ему необходимую поддержку, помочь профессионально расти и развиваться.

Отчеты и презентации

Безусловно, информация – это основание для принятия решения. Но любая информация без контекста – бесполезна. Обычная презентация итогов выполненной работы не несет никакой ценности. Ни один из общих отчетов, которые так любят показывать на собраниях и планерках,  не показывает четкой картины, а вызывает только больше вопросов.

Например, вы показываете график, на котором видно, что большинство ваших сотрудников покинули компанию из-за того, что где-то еще им предложили более высокую зарплату. Сразу возникает вопрос: мы плохо анализируем рынок труда и не знаем, сколько платят в других организациях? Или это философия нашей компании – предлагать дополнительные бонусы, которые позволяют компенсировать разрыв в оплате труда? Либо мы нанимали для этих позиций слишком квалифицированных специалистов, которые рассчитывали на более высокую зарплату? Либо наша система оплаты труда не продумана до конца, и сотрудники продолжат увольняться и дальше? И что со всем этим делать?

В отчетах старайтесь отдавать предпочтение частным случаям, представляющим наибольший интерес для компании, и закономерностям между ними. Сравнивайте HR-показатели с результатами бизнеса и предлагайте пути их улучшения.

Конечно же, это не окончательный список. Что бы вы хотели добавить от себя?