Молодой бизнес хорош своим романтизмом и первыми годами существования небольшой кучкой людей, которые находились у истоков предприятия. Но проходят годы, и компания, если всё-таки мечтает о свершениях, начинает расти и развиваться. А новая кровь для бизнеса в таком случае – нечто обязательное. Тут и начинает в голове у руководства крутиться миллион вопросов – как нанимать, кого, где их всех искать и что с ними потом делать дальше. Тут и зарождаются мысли об открытии HR-отдела, который будет этими вопросами заниматься.

Тут же начинаются вопросы: с чего начать, как сформировать, и стоит ли вообще за это браться? Начнём с конца: многое зависит от размера бизнеса, и из этого исходит сама нужда браться за формирование HR-отдела в качестве источника ценных кадров для вашего предприятия. При размере компании до 10 человек смысла в данном ходе нет, куда проще просто поискать сотрудников самолично, а вот хорошего технического специалиста нанять смысл есть. От 20 до 50 хватит одного рекрутера, а вот при 50 и более сотрудниках в коллективе стоит комплектовать полноценный HR-отдел с несколькими (более двух) специалистами рынка труда. Раздувать его не следует, пока бизнес не раздуется до как минимум двух сотен человек.

Если вы всё ещё с нами, то продолжаем. Определённо стоит запомнить один немаловажный момент: не стоит совершать популярную ошибку и путать рекрутеров с HR-специалистами: специалист по кадрам с годами превратился в HR-менеджера, и отразилось это не только новыми буквами в должности. Все давно привыкли, что кадровик только и делает, что отсеивает достойных претендентов на открытые позиции, да подкидывает новые вакансии. Но ничто не вечно – HR начали своё превращение, и сейчас в их обязанности входит огромное количество задач. Некоторые HR-отделы всё ещё занимаются стандартным наймом, но таких специалистов больше относят к рекрутерам; основная масса же ответственна за огромное количество бизнес-задач самого разного толка и направленности. Именно поэтому стоит сразу же обратить внимание на список обязанностей, которые вы хотите взвалить на плечи ваших эйчаров.

hr-bg

Шаг 1: Начнём с психологии

Очевидный шаг для начала, в общем-то, любой затеи. Для начала давайте продумаем первые шаги и саму суть действий: нужен ли вам в принципе HR-отдел, можете ли вы себе позволить найм новых сотрудников, и какие данные вам нужно учесть на этом этапе.

Подумайте, какие позиции вам необходимо заполнить, и какого профиля лучше всего искать рекрутера. Ошибки тут нет, вам и правда в первую очередь понадобится рекрутер, который положит начало – обо всём остальном, вроде вовлечения сотрудников и KPI можно подумать и позже.

Если вы уже нашли человека, который послужит фундаментом для новой ячейки в вашем бизнесе, вам стоит заранее сообщить новичку, что на его отдел ляжет огромная ноша в виде ответственности за сотрудников компании, а приправлено это всё будет ожиданиями высоких показателей. Этот шаг очень важен – лидеру компании стоит заранее дать установку HR-отделу на высокие показатели: в сердце подразделения по человеческим ресурсам должны лежать ответственность, отзывчивость и внимательность. Отдел обязан постоянно генерировать новые идеи, программы и инициативы, которые будут удерживать сотрудников, мотивировать их, и удобрять почву для успеха всего бизнеса.

В конце концов, просто спросите себя, зачем вам вообще нужен HR-отдел. И помните, что «просто чтобы был» — плохой ответ.

Шаг 2: Определяем бюджет

HR-отдел – всё ещё сотрудники компании, и им нужны свои условия труда. Как правило, для самого начального уровня HRD не требуется какого-либо навороченного оборудования, хватит ноутбука с интернетом.

Осложнения начинаются вместе с ростом, когда оказывается, что обычных бирж вакансий маловато, а хорошие сервисы опираются на премиум-модель существования. Туда же входят тренинги и литература для роста HR-специалистов, поездки на конференции и просто зарплата самого эйчара. Консультации и аудиты вскоре станут вашими повседневными словами, поэтому морально готовьтесь к тратам на отдел в будущем.

Тем не менее, будет неплохо, если лидер компании выделит какой-то бюджет под нужды новоиспечённого подразделения – так и вам будет комфортнее с бухгалтерами общаться, и сами HR-спецы будут знать, на что им рассчитывать.

Шаг 3: Закладываем фундамент

При всей многозадачности отдела кадров, изначально важно ответить сразу на несколько ключевых вопросов, которые в дальнейшем помогут сформировать план последующих действий, а заодно и дадут сотрудникам HR-подразделения понять, как лучше распределять это время.

Сколько сотрудников может позволить себе компания с текущим доходом?

Этот вопрос сразу же даст хорошему HR-специалисту возможность подумать о том, насколько ограничены его ресурсы, и на насколько широкую ногу можно будет разгуляться. Высчитать это можно и нужно наиболее аккуратно и вдумчиво – хорошо если компания сможет выполнить все обязательства по зарплатам и ожиданиям нанимаемых. Загляните в бюджет, встряхните бухгалтера – оно того стоит.

Какие позиции в компании необходимо заполнить?

Не шагайте далеко в будущее с мыслями «Я бы ещё человек пятьдесят впихнул в штат, лишь бы работать было проще», держитесь поближе к земной поверхности и возможностям. Нанимайте в первую очередь самых важных для процесса развития людей – технических специалистов, менеджеров. Не беритесь за узкоспециализированные области без особой на то причины, всё успеется потом.

Какие зарплаты можно предложить новым специалистам?

Вопрос, на который вы сможете ответить после первых двух, с максимальной лёгкостью, если разберётесь с бюджетом и требуемыми специалистами.

Дальше уже простая математика.

Шаг 4: Разбираемся с самой компанией

Как бы ни противились вы важности структурной чёткости в бизнесе и нежелании работать по принципу «мы тут все на одном уровне», какие-то люди всегда будут выше или ниже других по статусу, а кому-то нужно будет принимать важные решения в ответственный момент.

Именно поэтому построение иерархии подчинения в бизнесе – одна из важнейших задач, которой должен заняться отдел HRM. Никаких второстепенных задач у этого процесса нет: прежде чем приглашать гостей к себе, стоит убраться дома, и расставить по полочкам всё, что там ещё не стоит.

Помимо построения иерархии стоит заняться также прописыванием обязанностей каждого сотрудника. В пылу зарождения бизнеса (а там не прохладнее, чем при взрыве Сверхновой) начинающие бизнесмены забывают об обозначениях непосредственных обязанностей каждого участника коллектива – мол, кто чем может, тем и помогает общему делу. При росте компании от этого нужно избавляться: чем больше организованности в процессе, тем лучше для бизнеса. Эйчаровым плечам придётся выдержать и это испытание, как понимаете.

Шаг 5: Систематизация

Довольно простой шаг на словах, и тут описывать ничего не нужно: вам понадобится специализированное программное обеспечение для ведения базы кандидатов, и последующее использование оной в активном быту. Совсем необязательно хранить папки с тонной doc-файлов на рабочем столе, либо же мучиться с заполнением xls-таблиц – используйте профессиональное решение! Пусть оно и будет требовать каких-то вложений, все траты будут оправданы пользой от подобных инструментов. Забудьте про беспорядок в файлах и картотеки, XXI век бушует за окном.

Включив систему трекинга кандидатов в процесс работы новоявленного HR-отдела, нужно также тщательно рассортировать кандидатов по категориям и характеристикам – это позволит сэкономить большое количество времени в будущем, заодно с нервами HR-менеджера.

Не забудьте только перевести свои старые записи о потенциальных кандидатах в цифровой вид, чтобы ничего не потерять.

Шаг 6: Налаживание процесса рекрутинга

Как только вся материальная база нового отдела нормализуется, нужно обдумать с HR-менеджером принцип найма новых сотрудников. Лучший вариант – простой разговор с директором по работе с персоналом с последующим перечислением всего, что вы хотите увидеть в кандидатах.

Определитесь, как и где размещать свои вакансии, и какие каналы использовать для поиска новых перспективных сотрудников для своей компании. Обговорите бюджет поисковой операции: можно пойти скрести по сусекам бирж вакансий, а можно обратиться к платным сервисам и пулам кандидатов.

Шаг 7: Управляем существующим персоналом

Современные условия предполагают, что HR-менеджер не только нанимает свежих людей, но и лепит из коллектива разрозненных людей единый дышащий и синхронно действующий организм. И организация их непосредственной работы тут не имеет никакого значения, оставим это непосредственным менеджерам. Другое дело – общие положения работы коллектива, расстановка «шестерёнок», с помощью которого этот механизм будет непосредственно работать.

К примеру, если у вас в компании не гибкий свободный график, можно подумать о фиксации проведённого на работе времени – будь то консервативная и суровая «проходная по карточкам», либо же современная система отчётности.

Если вам важен результат, а не счётчик просиженных штанов, то стоит обратить внимание на отчёты о производительности сотрудников. Хоть это всё и тянет на нездоровую бюрократию, приплетите сюда возможности по выявлению слабых звеньев в коллективе, и удовлетворение амбиций «большого брата» внутри себя.

Стоит поработать над рамками формального обращения между сотрудниками команды: формы запросов, предложений и жалоб важны как воздух для крупного предприятия.

Шаг 8: Прорабатываем сценарии

Что делать, если сотрудник прихворает? А если захочет в отпуск? Или вообще соберётся уволиться? В небольшом предприятии это можно пустить на самотёк, в малом бизнесе всё строится на договорённости и уверенности в коллегах. Но когда в компании больше ста человек, как уследить за всем?

Для подобных случаев стоит попросить HR-отдел проработать любые возможные сценарии, которые могут случиться с сотрудниками – болезнь, прогулы, отсутствие, важные праздники, увольнение. С последним вообще шутить не стоит: проработать стоит каждую мелочь, чтобы при расставании с работником компаний не возникло никаких легальных проблем.